Zarządzenie nr 0152/33/05 burmistrza miasta Lędziny z dnia 30.12.2005 w sprawie procedur stosowanych przy realizacji projektów programu Unii Europejskiej "Socrates Comenius Akcja 1"

Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 8.03.1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. nr 142 poz. 1591 z późn. zm.), art. 44 i art. 47 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249 poz. 2104), zarządzam, co następuje:

§1

1. Wprowadzam poniższe procedury stosowane przy realizacji projektów programu "Socrates Comenius Akcja 1", zwane - projektami "Socrates Comenius".
2. Procedurami należy objąć:
   1. realizację projektu "Socrates Comenius" od umów zawartych w 2005 roku z Agencją Narodową Programu Socrates,
   2. sposób ewidencjonowania dochodów (grantów) i wydatków nimi finansowanych,
   3. gromadzenie i przechowywanie dokumentów dotyczących realizacji projektów "Socrates Comenius".

§2

1. Beneficjentami projektów "Socrates Comenius" są szkoły które do niego przystąpiły. Upoważniam dyrektorów Szkoły Podstawowej nr 1 z Oddziałami Integracyjnymi i Gimnazjum nr 1 do występowania w imieniu miasta w charakterze beneficjenta korzystającego ze środków przyznanych na realizację projektów.
2. Projekty "Socrates Comenius" realizowane są w cyklach dwóch lat budżetowych. Wydatki z tego tytułu beneficjenci ujmują w planach finansowych zgodnie z uchwałami Rady Miasta Lędziny w sprawie budżetu miasta.
3. Beneficjenci projektu "Socrates Comenius" ponoszą pełną odpowiedzialność finansową i merytoryczną za właściwe realizowanie, wykorzystanie i rozliczenie środków przyznanych w umowach.

§3

1. Przepływ środków finansowych przyznanych na realizację projektów w ramach projektu "Socrates Comenius" odbywa się przez wydzielony rachunek bankowy przy budżecie miasta Lędziny prowadzony w PLN.
2. Odsetki bankowe gromadzone na wydzielonym rachunku bankowym zostaną przekazane na rachunek bankowy dochodów budżetowych miasta, natomiast opłaty i prowizje bankowe związane z prowadzeniem wydzielonego rachunku bankowego obciążą rachunek wydatków budżetowych miasta w ramach zatwierdzonego planu finansowego dla Urzędu Miasta.
3. W celu zakończenia realizacji projektu "Socrates Comenius" miasto zabezpieczy ze środków własnych brakującą część grantu (20% wartości projektu), która po prawidłowym rozliczeniu przez beneficjenta, zostanie zwrócona przez Agencję Narodową Programu Socrates Comenius.
4. Dyspozycje płatnicze na realizację projektu dokonywane będą z wyodrębnionego rachunku bankowego przy budżecie miasta w kwotach wnioskowanych przez beneficjenta na bieżący rachunek bankowy przy Miejskim Zarządzie Edukacji (MZE), który prowadzi obsługę finansową beneficjenta.
5. Przy ponoszeniu wydatków przez beneficjentów i ewidencjonowaniu ich przez MZE należy uwzględnić zasady zalecane przez Agencję Narodową Programu Socrates w podpisanych umowach.
6. Rozliczenia (raport finansowy) z Agencją Narodową Programu Socrates wydatkowanych środków dokonuje beneficjent wraz z MZE.
7. Przedstawione w raporcie finansowym dane muszą być zgodne z dokumentacją księgową prowadzoną zarówno w budżecie miasta (Zarządzie) jak i w MZE.
8. Załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia przedstawia wykaz i opis funkcjonowania kont syntetycznych stosowanych w Urzędzie Miasta do ewidencji operacji gospodarczych związanych z realizacją projektów "Socrates Comenius".

§4

1. Oryginalne dokumenty wszystkich operacji gospodarczych (wydatków) związanych merytorycznie z realizacją projektów gromadzi i przechowuje MZE przez okres 5 lat od otrzymania ostatniej transzy grantu (lub od daty zwrotu niewykorzystanej części środków unijnych). Oryginalnych dokumentów nie przesyła się do Agencji Narodowej Programu Socrates. Dokumenty opisane i posegregowane zgodnie z ustawą o rachunkowości są przechowywane w MZE.
2. MZE i beneficjenci udostępnią na żądanie Agencji Narodowej Programu Socrates oryginalne dokumenty wszystkich operacji dotyczących realizowanych projektów. Umożliwią również przeprowadzenie wszelkich kontroli dotyczących realizacji projektu.
3. Przy ponoszeniu wydatków przez beneficjentów i ewidencjonowaniu ich przez MZE należy uwzględnić zasady zalecane przez Agencję Narodową Programu Socrates w podpisanych umowach.
4. Kopie wszystkich przedłożonych do Agencji Narodowej Programu Socrates rozliczeń z realizacji projektów przechowuje Referat Kultury Sportu i Rekreacji.

§5

1. Zobowiązuję beneficjentów do pełnego wykorzystania środków finansowych, do prawidłowego zrealizowania wszystkich działań merytorycznych projektów i właściwego udokumentowania operacji gospodarczych oraz rozliczenia projektu z Agencją Narodową Programu Socrates.
2. Zobowiązuję p.o. dyrektora MZE do ewidencji operacji gospodarczych w zakresie wydatków związanych z realizacją projektów w sposób bieżący, rzetelny i zgodny z zasadami rachunkowości.
3. Zobowiązuję kierownika Referatu Kultury Sportu i Rekreacji do nadzoru merytorycznego i koordynacji działań przez beneficjentów projektów.
4. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do ewidencji operacji gospodarczych w zakresie otrzymanych grantów i przekazywania środków unijnych z wydzielonego rachunku bankowego przy budżecie miasta bieżąco, rzetelnie i zgodnie z zasadami rachunkowości.
5. Zobowiązuję osoby wymienione powyżej do wyznaczenia pracowników odpowiedzialnych za realizację procedur określonych w niniejszym zarządzeniu poprzez wpisanie obowiązków do ich zakresów czynności.

§6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 0152/33/05

Załącznik można pobrać bezpośrednio ze strony w formacie  PDF (73 KB).

Powrót do pozostałych zarządzeń