Zarządzenie nr 0120.14.2014 burmistrza miasta Lędziny z dnia 14.07.2014 w sprawie usprawnienia kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Lędziny po kompleksowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Katowicach obejmującej okres 2010-2014

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. 2013, poz. 594 z późniejszymi zmianami) oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2013, poz. 885 z późniejszymi zmianami) w związku z przeprowadzeniem przez Regionalną Izbę Kontroli w Katowicach kompleksowej kontroli gospodarki finansowej za lata 2010-2014 oraz wystosowanym przez prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej wystąpieniem pokontrolnym nr WK-6100/4/4/14 z dnia 23.06.2014 r., w celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, zarządzam, co następuje:

§1

1. Zobowiązuję skarbnika miasta do uzupełnienia przepisów wewnętrznych regulujących politykę rachunkowości o ustalenie sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych do konta 221 w zakresie dochodów z tytułu najmu, dzierżawy, użytkowania wieczystego oraz opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i b ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości oraz do zaprowadzenia ewidencji analitycznej do powyższego konta pozwalającej na ustalenie przypisu należności dokonanych wpłat oraz zaległości czy nadpłat w stosunku do dochodów w wyżej wskazanych tytułów, stosownie do art. 13 ust. 4 pkt 1 i 2, art. 17 ust. 1 pkt 2 oraz art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Zobowiązuję sekretarza miasta w porozumieniu ze skarbnikiem miasta do ustalenia i formalnego powierzenia pracownikom Urzędu Miasta Lędziny zadań w zakresie prowadzenia księgowej ewidencji analitycznej do konta 221 w zakresie dochodów z najmu, dzierżawy, użytkowania wieczystego, opłat za sprzedaż napojów alkoholowych.
3. Zobowiązuję głównego specjalistę ds. wojskowych, zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej i ewidencji podmiotów gospodarczych do ujmowania na koncie 221 dochodów budżetowych z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych stosownie do treści art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasad funkcjonowania ww. konta określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
4. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do ujmowania rozrachunków z tytułu diet radnych miasta Lędziny na koncie 240, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasad funkcjonowania tego konta określonych w zakładowym planie kont wprowadzonym zarządzeniem nr 0152/52/10 burmistrza miasta Lędziny z 15.12.2010 r. oraz w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
5. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami Wydziału Finansowego w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej konta 224, stosownie do zasad funkcjonowania ww. konta określonego w zakładowym planie kont wprowadzonym zarządzeniem nr 0152/52/10 burmistrza miasta Lędziny z 15.12.2010 r., a także w w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
6. Zobowiązuję naczelników, kierowników, pracowników na samodzielnych stanowiskach do sporządzania dokumentów PT w zakresie działania komórek organizacyjnych w sposób zapewniający bieżące ujmowanie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, stosownie do art. 20 ust. 1 w związku z art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości oraz zarządzenia burmistrza miasta Lędziny nr 0120.3.2012 z 2.01.2012 r. w sprawie instrukcji określającej zasady obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów i ksiąg rachunkowych w Urzędzie Miasta Lędziny.
7. Zobowiązuję skarbnika miasta do respektowania postanowień art. 211 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych w związku z art. 7 ust. 1 pkt 4, art. 7 ust. 3 oraz art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 13.11.2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego, dotyczących zaprzestania finansowania budżetu danego roku dochodami roku następnego.
8. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami Wydziału Finansowego w zakresie sporządzania przez nich sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego w zakresie dochodów otrzymanych z tytułu subwencji oświatowej oraz podatku dochodowego od osób fizycznych, stosownie do §6 ust. 1 pkt 1 i §9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16.01.2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz §3 ust. 3 pkt 4 oraz §3 ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do ww. rozporządzenia.
9. Zobowiązuję sekretarza miasta w porozumieniu ze skarbnikiem miasta do powierzenia pracownikom Urzędu Miasta obowiązków dotyczących sporządzania jednostkowych sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji w zakresie ksiąg Urzędu Miasta Lędziny oraz budżetu miasta Lędziny.
10. Zobowiązuję skarbnika miasta do zapewnienia prawidłowości wykazywanych w sprawozdaniach Rb-Z danych o udzielonych przez miasto Lędziny poręczeniach, w części B powyższego sprawozdania stosownie do §4 ust. 1 pkt 1 i 3, §4 ust. 2 oraz §10 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4.03.2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych.
11. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do sporządzania jednostkowych sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych stosownie do §4 pkt 1 oraz §8 ust. 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16.01.2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
12. Zobowiązuję skarbnika miasta do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami Wydziału Finansowego w zakresie prawidłowego sporządzania bilansów z wykonania budżetu miasta Lędziny w tym dokonywania prawidłowego podziału zobowiązań z tytułu kredytów na krótkoterminowe i długoterminowe, stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości oraz §17 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5.07.2010 r. sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
13. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami Wydziału Finansowego w zakresie ujmowania w ewidencji księgowej kont 134 oraz 260 naliczanych między okresami rozliczeniowymi odsetek przypadających do spłaty w korespondencji z kontem 909, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont opisanych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5.07.2010 r. sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
14. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami Wydziału Finansowego w zakresie prawidłowego sporządzania sprawozdania Rb- NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego, stosownie do §9 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16.01.2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz §13 pkt 5 lit. Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie jednostek samorządu terytorialnego, zawartej w załączniku nr 39 do ww. rozporządzenia.
15. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Infrastruktury do podjęcia działań mających na celu waloryzację czynszu wynikającego z umowy najmu nr ZI.7031.058.2012 z 30.10.2012 r. oraz umowy najmu z dnia 21.08.2002 r. przedmiotem której jest lokal przy ul. Pokoju 106 w Lędzinach, mając na uwadze art. 42 ust. 5, art. 254 pkt 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych.
16. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Miejskiej do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami wydziału w zakresie prawidłowej realizacji umów najmu, zgodnie z art. 42 ust. 5, art. 254 pkt 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych.
17. Zobowiązuję głównego specjalistę ds. wojskowych, zarządzenia kryzysowego, obrony cywilnej i ewidencji podmiotów gospodarczych do szczegółowego analizowania terminowości dokonywanych przez przedsiębiorców opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, w przypadku nieterminowej wpłaty podjąć działania mające na celu wydanie decyzji stwierdzających wygaśnięcie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, stosownie do treści art. 162 §1 pkt 1 oraz §3 ustawy z dnia 14.06.1960 r. kodeks postępowania administracyjnego w związku z art. 11¹ ust. 7 ustawy z dnia 26.10.1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
18. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Geodezji, Gospodarki Nieruchomościami i Ładu Przestrzennego w porozumieniu z naczelnikiem Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Miejskiej do podjęcia działań mających na celu zapobieżenie w przyszłości powstaniu stanu bezumownego korzystania z nieruchomości gminnych przez właścicieli kontenerów na odzież używaną.
19. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do zapewnienia wydawania decyzji podatkowych przez osoby (pracowników) upoważnione, stosownie do treści art. 143 §1 i art. 210 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa.
20. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do wyjaśnienia czy zaszły okoliczności przerywające bieg przedawnienia zaległości podatników o nr 1/1384 i nr 30/1046 za lata 1996-2007, w przypadku stwierdzenia zaległości przedawnionych wyksięgować z ewidencji księgowej przedawnione należności, mając na uwadze art. 59 §1 pkt 9, art. 70 §1 i §4 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa oraz art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
21. Zobowiązuję skarbnika miasta do uzupełnienia przepisów wewnętrznych o zasady prowadzenia rachunkowości podatkowej oraz o procedury dotyczące podejmowania czynności zmierzających do egzekucji zaległości podatkowych, mając na uwadze rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25.10.2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz art. 6 §1 i art. 15 §1 ustawę z dnia 17.06.1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20.05.2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych.
22. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do prawidłowego opodatkowania podatników o numerach ewidencyjnych: 1/117 i 1/75 oraz poszczególnych najemców wynajmujących lokale użytkowe znajdujące się na terenie Targowiska Miejskiego w Lędzinach, mając na uwadze art. 165 §1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa oraz art. 6 ust. 1 w związku z art. 2 ust. 1, art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy z dnia 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych oraz
23. Zobowiązuję kierownika Targowiska Miejskiego do uwzględnienia i zweryfikowania zapisów umów o najem lokali użytkowych na targowisku dotyczących rozliczeń podatku od nieruchomości w myśl art. 165 §1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa oraz art. 6 ust. 1 w związku z art. 2 ust. 1, art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy z dnia 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych.
24. Zobowiązuję skarbnika miasta do ustalenia procedur w zakresie przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Urzędzie Miasta Lędziny, a jednostkami organizacyjnymi w celu zapewnienia prawidłowego opodatkowania nieruchomości będących własnością gminy, a oddanych w najem lub dzierżawę, stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy z dnia 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych.
25. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami Wydziału Finansowego w zakresie prawidłowego dokonywania czynności sprawdzających dotyczących deklaracji na podatek od nieruchomości, stosownie do art. 272, art. 274 a ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa.
26. Zobowiązuję naczelników, kierowników, pracowników na samodzielnych stanowiskach do terminowego przekazywania Wydziałowi Finansowemu kopii dokumentów tj. zawartych umów, stosownie do postanowień zarządzenia burmistrza miasta Lędziny nr SK0152/40/2010 z dnia 14.10.2010 r. w sprawie zasad obiegu dokumentów dotyczących zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego miedzy komórkami organizacyjnymi w Urzędzie Miasta Lędziny.
27. Zobowiązuję sekretarza miasta do wytypowania i powierzenia na piśmie pracownikom Urzędu Miasta w Lędzinach obowiązki i odpowiedzialność dotyczące przygotowania dokumentacji w zakresie ustanawiania trwałego zarządu na rzecz gminnych jednostek budżetowych.
28. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Miejskiej do przeanalizowania i rozważenia formy prawnej działań mających na celu przekazanie budynku na rzecz Targowiska Miejskiego i Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lędzinach.
29. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do zapewnienia dokonywania kontroli formalno-rachunkowej sprawozdań składanych przez jednostki organizacyjne do Urzędu Miasta Lędziny.
30. Zobowiązuję pracownika sekretariatu do potwierdzania daty wpływu sprawozdań budżetowych składanych przez jednostki organizacyjne do Urzędu Miasta, a także do rejestrowania wpływu sprawozdań w rejestrze kancelaryjnym, stosownie do treści §9 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16.01.2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, §10 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4.03.2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych oraz §42 ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
31. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Miejskiej do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami wydziału w zakresie przygotowania dokumentacji przetargowej na wynajem lokali użytkowych.
32. Wzmocnić nadzór nad członkami komisji przetargowych w zakresie prawidłowej oceny spełnienia przez oferentów przetargu warunków przetargu, stosownie do art. 12 ustawy z dnia 21.08.1997 r. o gospodarce nieruchomościami.
33. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Miejskiej do zapewnienia, iż przyjmowane do realizacji zadania z zakresu działania powiatu będą realizowane po uzyskaniu zgody Rady Miasta, stosownie do stosownie do treści art. 18 ust. 2 pkt 11 w związku z art. 8 ust. 2a ustawy z dnia 8.03.1990 r. o samorządzie gminnym.
34. Zobowiązuję naczelników wydziałów, kierowników referatów, pracowników na samodzielnych stanowiskach do starannego przygotowywania specyfikacji istotnych warunków zamówienia na potrzeby przeprowadzenia zamówienia publicznego w zakresie komórek organizacyjnych którymi kierują.
35. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Inwestycji i Zamówień Publicznych oraz członków komisji przetargowych do zachowania należytej staranności nad czynnościami w zakresie przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych, weryfikacji składanych przez wykonawców ofert oraz stosowania ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych, mając na uwadze art. 7 ust. 3, art. 4 pkt 8 w związku z art. 32 ust. 2, art. 22 ust. 4 w związku z art. 7 ust. 1, art. 26 ust. 3 ww. ustawy.
36. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Edukacji, Kultury, Spraw Społecznych, Sportu i Promocji Miasta do przedłożenia na najbliższej sesji Rady Miasta, która odbędzie się w sierpniu br. sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego za rok 2012 w szkołach prowadzonych przez gminę Lędziny. Ponadto zobowiązuję do corocznego realizowania tego obowiązku stosownie do treści art. 30 lit. a ust. 5 ustawy z dnia 26.01.1982 r. Karta nauczyciela.

§2

Wykonanie niniejszego zarządzenia powierzam wskazanym w poszczególnych punktach niniejszego zarządzenia pracownikom Urzędu Miasta Lędziny, których wykaz stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. Przyjęcie obowiązków wynikających z zarządzenia pracownicy potwierdzają własnoręcznym podpisem.

§3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Powrót do pozostałych zarządzeń